In een effectieve ICT-infrastructuur is niet alleen software van belang, maar speelt ook de hardware een cruciale rol. Als Summit consultants staan we ook hierbij klaar om te helpen. Laten we kijken naar het verloop van het proces van de aanschaf van printers voor zorginstellingen.
Het proces van de aanschaf van printers begint vaak bij het aflopen van het contract met de oude leverancier. Dan begint het inventariseren: hoeveel printers zijn er nodig in de nieuwe situatie?
Dit wordt bepaald op basis van de huidige behoeften, zoals het aantal adrukken en de toegankelijkheid van en afstand naar de printers voor werknemers.
Op deze manier zijn we erin geslaagd om het aantal printers met 40% te verminderen, wat resulteert in aanzienlijke kostenbesparingen.
Om de besparingen te maximaliseren, zijn er aanpassingen gemaakt in het printbeleid. Werknemers worden aangemoedigd om bewust te printen en worden gestimuleerd om dubbelzijdig en in zwart-wit te printen.
Dit wordt niet alleen gestimuleerd door middel van bewustwording, maar ook wordt dit geforceerd als standaard keuze in de instellingen van de printers.
Voor de keuze van de beste leverancier voor de printer hardware wordt een aanbesteding uitgevoerd. Het aanbod wordt zorgvuldig geanalyseerd en leveranciers worden uitgenodigd om hun aanbod toe te lichten. Een werkgroep vanuit de ICT en de praktijk evalueert de antwoorden en creëert een shortlist op basis van drie pijlers: tarieven, gebruiksgemak en kwaliteit. De resultaten werden voorgelegd aan de Raad van Bestuur waarin zij het advies van de werkgroep heeft overgenomen.
Voordat de uitrol begon, werd er een POC uitgevoerd. Een aantal printers werd getest op de werkvloer, waarbij feedback werd verzameld en verwerkt in een blauwdruk voor alle andere printers. Binnen een werkweek werden de oude printers vervangen door nieuwe, wat resulteerde in een soepele overgang. Grondige evaluaties tijdens en na het proces hebben geleid tot positieve beoordelingen van een 8.
